サラリーマンのためのビジネス文章 〜別の用語を使わない〜

ある事柄を伝えるために一度利用した用語は、終わりまで一貫して同じ用語を使います。

例えば、以下に二つの文章があります。

①システム機器のサポート期限が到来するため、更改に着手する
②サーバの保守期限が近いため、老朽化対応に着手する

これらの表現を同じ資料の中に別の箇所で記載してしまうと

書き手としては同じことを言っているつもりでも、読み手からすると表現が違うことにより

別のことを意味していると感じてしまうのです。

読み手にとって、別の意味を読み取る、考える時間などありません。

明確な意図が無い限り、むやみに別の用語を使うことは避けましょう。

読み手を混乱させるだけです。

サラリーマンのためのビジネス文章 〜はっきりと言い切る〜

日本人の心理としては、物事をはっきりと言い切る、断言することを避ける傾向が強いようです。

「～と思われる」「～と考えられる」「～と信じられている」と書くことで、

解釈によってはどうとでもとれるとか、曖昧にして他の余地を残しておくのです。

また、「いろいろな可能性がある中で、自分の意見を他人に押し付けるのが図々しい」という

心理も、はっきり言い切らない姿勢を後押ししています。

ビジネス文章においては、これらの曖昧な表現は排除し、

はっきりと言い切ることです。

自分の言葉を明確に言い切ることで、説得力や言葉の責任が増し、

読む人へより強くメッセージが伝わります。

以下のような文章があったとします。
　

「それは、つまりそのように考えられています」

　・「それは」のそれが指すものが不明である。

　・「そのように」とは具体的にどのようになのかが不明である。

　・「考えられて」考えているのが書いた人なのか、一般的に考えられているのか不明である。


その他に、「概ね」、「たくさん」、「ぐらい」、「ほぼ」のような表現も排除することです。

はっきりと言い切った上で、それでも他の可能性が拭いきれないこともあるでしょう。

その場合は、前提事項や留意点として注釈で補足すれば良いです。